Import Kontak

Panduan untuk mengimpor kontak dari file eksternal ke Malketing CRM.

Akses Import

1. Login ke dashboard

2. Klik menu CRM > Contacts > Import

3. Atau akses https://app.malketing.id/contacts/import

Format File yang Didukung

Format	Extension	Support
CSV	.csv	✅ Full
Excel	.xlsx, .xls	✅ Full
Excel 97-2003	.xls	✅
TSV	.tsv	✅

CSV Format Requirements

Aspek	Requirement
Encoding	UTF-8
Delimiter	Comma (,) atau Tab
Header	Wajib ada di baris pertama
Max Rows	50,000 rows
Max File Size	25 MB

Langkah-Langkah Import

Step 1: Upload File

1. Klik "Upload File"

2. Pilih file dari komputer

3. Atau drag & drop file

4. Sistem akan memvalidasi file

Step 2: Column Mapping

Map columns dari file ke fields di sistem:

System Field	Map dari Column	Required
Name	Column name	✅
Phone	Column phone	✅
Email	Column email	❌
Company	Column company	❌
Tags	Column tags	❌
Custom Fields	Column custom	❌

Auto-Detection

Sistem akan auto-detect columns:

• Name columns: "name", "nama", "contact_name"

• Phone columns: "phone", "telepon", "mobile", "whatsapp"

• Email columns: "email", "e-mail", "mail"

Manual. Drop Mapping

1down untuk setiap field 2. Select column yang sesuai 3. Validate mapping

Step 3: Validation Rules

Rule	Description
Phone Format	Validasi format telepon
Email Format	Validasi format email
Duplicate Check	Cek kontak duplikat
Required Fields	Wajib ada name & phone

Handling Options

Option	Description
Skip Duplicates	Skip jika sudah ada
Update Duplicates	Update jika sudah ada
Add as New	Tetap import sebagai kontak baru

Step 4: Preview

Section	Description
Preview Rows	5 sample rows
Total Rows	Total rows akan diimport
Valid Rows	Rows yang valid
Invalid Rows	Rows dengan error
Tags Applied	Tags akan ditambahkan

Tags During Import

1. Di step ini, bisa add tags ke semua imported contacts

2. Masukkan tags dipisahkan koma

3. Tags akan otomatis dibuat jika belum ada

Step 5: Import Process

1. Klik "Start Import"

2. Progress bar akan tampil

3. Jangan tutup halaman

4. Tunggu sampai selesai

Progress Indicators

Stage	Description
Uploading	Mengupload file
Parsing	Membaca file
Validating	Memvalidasi data
Importing	Mengimport data
Complete	Selesai

Hasil Import

Import Summary

Metric	Value
Total Rows	1,000
Successful	950
Duplicates Skipped	30
Invalid Rows	20

Invalid Rows

Error Type	Rows Affected	Action
Invalid Phone	10	View & fix
Missing Name	5	View & fix
Invalid Email	5	View & fix

Download Error Report

1. Klik "Download Error Report"

2. File Excel dengan error details

3. Fix errors

4. Re-import

Import Best Practices

1. Prepare Data

Checklist	Status
Columns headers ada	☐
Format telepon konsisten	☐
Email format valid	☐
Tidak ada blank rows	☐
Encoding UTF-8	☐

2. Phone Format

Format	Contoh	Status
International	[phone]	✅
Indonesia	08123456789	✅
With 0	081234567890	⚠️
With Spaces	0812 3456 789	⚠️

Rekomendasi: Gunakan format international (+6281xxx)

3. Tags Strategy

• Import contacts dengan relevant tags

• Contoh: "imported-q1-2024", "fb-ads-lead"

4. Batch Import

Untuk file besar (>10,000 rows):

• Split jadi beberapa file

• Import secara berurutan

• Tunggu selesai baru import berikutnya

Import Templates

Template Download

1. Klik "Download Template"

2. Pilih format (CSV/Excel)

3. Template dengan headers sudah disiapkan

Template Format

name,phone,email,company,tags
John Doe,[phone],[email protected],PT Example,lead,vip
Jane Smith,[phone],[email protected],PT Sample,lead

Custom Fields

Jika menggunakan custom fields:

1. Download template

2. Add columns dengan nama field

3. Map saat import

Troubleshooting Import

File Upload Failed

Penyebab	Solusi
File terlalu besar	Compress atau split
Format tidak support	Convert ke CSV
Encoding error	Save as UTF-8
File corrupt	Upload file baru

Validation Errors

Error	Penyebab	Solusi
Invalid phone	Format salah	Validasi format
Duplicate	Kontak sudah ada	Skip atau update
Missing name	Kolom kosong	Fill data
Invalid email	Format salah	Fix email

Import Stuck

Langkah	Action
1	Tunggu 5 menit
2	Refresh halaman
3	Contact support jika berlanjut

Post-Import Actions

1. Verify Import

• Check sample contacts

• Verify tags applied

• Check pipeline assignment

2. Clean Up

• Hapus file dari komputer

• Archive import records

• Update SOP jika perlu

3. Next Steps

• Add to campaign

• Set up automation

• Start engagement